의원 폐업신고, 환자 안내부터 진료기록 이관까지 순서 정리

의원 문을 닫기로 정한 뒤에는 남은 진료와 정산에 집중하느라 행정 절차가 뒤로 밀리기 쉽습니다. 하지만 의원 폐업신고는 신고서 한 장이 아니라, 신고 전에 끝내야 하는 환자 보호 조치가 함께 묶여 있습니다. 순서대로 무엇을 해야 하는지 2026년 10월 5일 시행 법령 기준으로 정리합니다.

1. 의원 폐업신고 대상과 신고하지 않을 때의 위험

의원 폐업신고의 근거는 「의료법」 제40조제1항입니다. 의료기관 개설자는 의료업을 폐업하거나 1개월 이상 휴업하려면 관할 시장·군수·구청장에게 신고해야 합니다. 입원 환자가 있으면 1개월 미만 휴업도 신고 대상입니다.

의원을 개설한 의료인이 부득이한 사유로 6개월을 넘겨 의료기관을 관리할 수 없는 경우에도 폐업 또는 휴업 신고를 해야 합니다(「의료법 시행규칙」 제30조제3항). 정당한 사유 없이 신고하지 않고 6개월 이상 의료업을 하지 않으면 「의료법」 제64조제1항제5호의2에 따라 처분 대상이 될 수 있습니다. 감염병 역학조사에 필요하다고 판단되면 폐업 신고가 수리되지 않을 수도 있습니다(같은 법 제40조제3항). 폐업 신고 의무(제40조)와 진료기록부 이관 의무(제40조의2)를 어긴 경우도 같은 법 제64조제1항제5호의 처분 사유에 들어갑니다.

> 문을 닫는 것과 폐업 신고는 별개의 일이므로, 진료를 멈추는 날이 정해지면 신고 일정도 함께 정합니다.

2. 신고 14일 전까지 환자 안내문을 게시합니다

「의료법 시행규칙」 제30조의3은 폐업 또는 휴업 신고 예정일 14일 전까지 환자와 보호자가 쉽게 볼 수 있는 장소와 인터넷 홈페이지(운영하는 경우)에 안내문을 게시하도록 정합니다. 입원 환자에게는 신고 예정일 30일 전까지 직접 알려야 합니다. 안내문에는 다음 내용이 들어가야 합니다.

1. 폐업 또는 휴업 개시 예정일
2. 진료기록부 등의 이관·보관 또는 사본 발급에 관한 사항
3. 진료비 등의 정산과 반환에 관한 사항
4. 입원 환자의 다른 의료기관 전원에 관한 사항
5. 그 밖에 보건복지부장관이 고시하는 사항

> 안내문 게시일이 신고 가능일을 정하므로, 폐업 일정은 게시일부터 거꾸로 계산합니다.

3. 진료기록부는 보건소에 넘기거나 허가를 받아 보관합니다

「의료법」 제40조의2제1항에 따라 개설자는 폐업 신고를 할 때 진료기록부 등의 수량과 목록을 확인해 관할 보건소장에게 넘겨야 합니다. 다만 보관계획서를 내고 보건소장의 허가를 받으면 직접 보관할 수 있습니다. 직접 보관하다가 질병이나 국외 이주 등으로 관리가 어려워지면 대행 책임자를 지정하거나 보건소장에게 넘겨야 하고(같은 조 제2항), 보관 기간과 방법 등 정해진 사항을 지켜야 합니다(같은 조 제3항). 직접 보관하는 동안에도 환자의 기록 열람·사본 발급 요청에는 「의료법」 제21조를 준용해 응해야 합니다(같은 조 제4항).

> 전자의무기록도 진료기록부 등에 포함되므로, 프로그램 해지 일정보다 기록 이관 또는 보관 방법을 먼저 정합니다.

4. 신고서 제출과 담당 기관의 확인 사항

신고는 별지 제18호서식의 의료기관 휴업(폐업) 신고서로 합니다(「의료법 시행규칙」 제30조제1항). 법인이면 폐업 결의서를 붙이고, 「의료법 시행령」 제17조의2 각 호의 조치에 관한 서류를 함께 냅니다. 신고를 받은 기관은 다음을 확인합니다.

• 의료기관에서 나온 세탁물을 적정하게 처리했는지
• 진료기록부 등을 적정하게 넘겼거나 직접 보관하고 있는지
• 환자의 권익 보호를 위한 조치를 했는지

개설자는 폐업할 때 입원 환자를 다른 의료기관으로 옮길 수 있도록 하는 등 환자 권익 보호 조치를 해야 하고(「의료법」 제40조제4항), 담당 기관은 이 조치를 했는지 확인합니다(같은 조 제5항). 정부24 민원 안내 기준 처리 기간은 3일이고 수수료는 없습니다. 신고는 보건의료자원 통합신고포털로도 처리할 수 있습니다(「의료법 시행규칙」 제30조의2). 같은 안내에 따르면 이 신고서는 세무서에 내는 휴업·폐업 신고서와 함께 세무서에 제출할 수도 있습니다.

> 신고서 자체보다 확인 서류가 먼저 갖춰져야 하므로, 세탁물 처리 확인과 기록 이관 서류를 먼저 챙깁니다.

행정사사무소 이유가 돕는 일

행정사사무소 이유는 폐업을 결정한 원장님과 함께 환자 안내문 게시일부터 신고일까지 일정을 역산하고, 안내문 문안과 진료기록 보관계획서, 휴업(폐업) 신고서 작성과 제출을 대행합니다. 양도양수와 함께 진행되는 경우에는 양수인 쪽 일정과 맞춰 관리합니다.

상담 안내: 전화 010-9208-1549 또는 카카오톡 1:1 상담으로 지금 준비 단계를 알려 주시면, 먼저 확인할 절차부터 안내해 드립니다.